BAB 1: PENDAHULUAN & HAK AKSES EKSEKUTIF

1.1 Peran dan Wewenang Administrator & Supervisor

Gambar 1.1: Dasbor Eksekutif Admin dan pusat analitik statistik SDM real-time.

Platform SENTRA menerapkan sistem keamanan berbasis hak akses (Role-Based Access Control). Sebagai Admin atau Kepala/Supervisor, akun Anda dibekali dengan modul eksekutif yang tidak dapat dilihat oleh karyawan biasa:

• Manajemen SDM & Organisasi: Mengatur data tenaga kerja, penugasan cabang, struktur jabatan, dan pembagian hak akses menu.
• Pengaturan Geofence & Shift: Menentukan koordinat peta kantor, batas toleransi jarak absen, validasi IP publik, dan jadwal shift kerja.
• Pusat Persetujuan (Approval Center): Memeriksa dan memberikan keputusan (Setujui / Tolak) atas seluruh permohonan koreksi absensi, cuti, dan lembur bawahan.
• Monitoring Pengawasan Real-Time: Melihat daftar kehadiran harian, keterlambatan, alpa, serta memindai lokasi titik GPS dan foto selfie check-in staf.
• Mesin Penggajian (Payroll Calculation): Menghitung komponen gaji, tunjangan, lembur, dan potongan, serta menerbitkan slip gaji digital.
• Manajemen Operasional SPPG: Mengontrol bahan baku, resep gizi, SOP dapur, dan verifikasi 9 tahap alur kerja pesanan makanan.

1.2 Dasbor Eksekutif & Pemilihan Cabang

Pada saat pertama kali masuk (Login), Anda akan melihat tampilan Dashboard khusus dengan komponen berikut:

1. Pemilih Organisasi (Organization Selector): Jika Anda mengawasi lebih dari satu cabang atau divisi, Anda dapat berpindah organisasi dengan mudah melalui *dropdown* di pojok kanan atas dasbor.
2. Kartu Statistik SDM Hari Ini: Menampilkan angka riil jumlah total karyawan aktif, berapa staf yang sudah hadir tepat waktu, berapa yang terlambat, berapa yang sedang cuti/izin, dan siapa yang belum absen.
3. Daftar Pengajuan Tertunda (Pending Approvals Widget): Kotak pengingat cepat yang menampilkan jumlah tiket permohonan yang masih menunggu persetujuan Anda hari ini.

BAB 2: MANAJEMEN SDM & STRUKTUR ORGANISASI

2.1 Mengatur Daftar Tenaga Kerja & Status Akun

Gambar 2.1: Pengelolaan data tenaga kerja dan pemantauan status aktif akun.

Gambar 2.2: Pengaturan struktur jabatan, peran, dan hak akses menu.

Untuk mengelola data tenaga kerja di perusahaan Anda:

1. Buka menu Manajemen Pengguna > Daftar Tenaga Kerja (atau menu Users).
2. Menambahkan Karyawan Baru: Klik tombol ungu + Tambah Tenaga Kerja. Isi Nama Lengkap, Email resmi, NIK, Nomor Telepon, Kata Sandi Sementara, serta pilih Peran/Jabatan (misal: Staf, Supervisor, atau Admin).
3. Mengedit Data & Mutasi: Klik tombol menu Aksi > Edit pada baris nama karyawan untuk memperbarui alamat, nomor kontrak, atau memindahkan penugasan divisinya.
4. Nonaktifkan Akun (Resign): Jika karyawan berhenti bekerja, Anda tidak perlu menghapus datanya (agar riwayat absen lama tetap tersimpan). Cukup ubah status akunnya dari Aktif menjadi Nonaktif. Akun tersebut tidak akan bisa login kembali.

2.2 Pengelolaan Profil Organisasi & Penugasan

Gambar 2.3: Pengaturan profil cabang organisasi dan penugasan tenaga kerja.

Melalui menu Manajemen Organisasi, Anda dapat membuat cabang baru (misal: "Cabang Jakarta Pusat", "Dapur SPPG Cisarua"), mengatur profil dan logo cabang, serta menggunakan menu Penugasan Tenaga Kerja untuk menetapkan siapa saja staf yang berhak mengakses dan melakukan absensi di cabang tersebut.

BAB 3: MANAJEMEN KEHADIRAN & GEOFENCE GPS

3.1 Mengatur Titik Koordinat Kantor & Radius Geofence

Gambar 3.1: Penentuan titik koordinat peta kantor dan pembatasan IP publik.

Gambar 3.2: Pembuatan jadwal shift kerja dan parameter toleransi jam masuk.

Aplikasi SENTRA mencegah kecurangan absensi dengan teknologi Geofencing. Untuk mengaturnya:

1. Buka menu Pengaturan Kehadiran > Lokasi Kantor.
2. Klik tombol + Tambah Lokasi (atau pilih lokasi yang sudah ada lalu klik Edit).
3. Pada formulir yang muncul, ketikkan Nama Lokasi (misal: "Kantor Pusat") dan Alamat Detail.
4. Pilih Titik di Peta (MapPicker): Geser dan klik titik lokasi kantor Anda pada peta interaktif yang disediakan. Angka Latitude dan Longitude akan terisi otomatis secara presisi.
5. Aturan Geofencing (Global):
   • Maksimal Jarak dari Kantor (Meter): Tentukan radius toleransi (misal: 100 meter). Karyawan yang berada di luar radius ini tidak akan bisa menekan tombol absen.
   • Radius Tak Terbatas: Centang opsi ini hanya untuk lokasi penugasan lapangan yang berpindah-pindah.
   • Wajib Terhubung IP Kantor: Jika dicentang dan Anda mengisi kolom IP Address Publik, maka karyawan hanya bisa absen jika HP/Laptop mereka terhubung ke jaringan Wi-Fi kantor tersebut!
6. Klik tombol Simpan. Anda juga dapat mengunduh daftar koordinat kantor dengan tombol Export PDF.

3.2 Pembuatan Shift Kerja & Penugasan Jadwal Staf

Gambar 3.3: Antarmuka penugasan shift kerja harian kepada staf aktif.

Pada menu Pengaturan Kehadiran > Shift Kerja, klik + Tambah Shift untuk membuat jam kerja (misal: "Shift Pagi 08:00 - 17:00"). Tentukan parameter Toleransi Keterlambatan (misal: 15 menit). Karyawan yang absen pukul 08:16 akan otomatis dilabeli Terlambat oleh sistem.

Gunakan menu Kalender Libur untuk memasukkan tanggal-tanggal merah atau cuti bersama tahunan. Sistem absensi akan otomatis menonaktifkan tuntutan absensi pada tanggal tersebut.

BAB 4: KEBIJAKAN CUTI & PERSETUJUAN

4.1 Tipe Cuti, Tipe Lembur, & Kuota Tahunan

Gambar 4.1: Pemantauan dan analitik kehadiran real-time seluruh tenaga kerja aktif.

Melalui menu Kebijakan > Tipe Cuti, Anda dapat mendefinisikan jenis cuti (misal: Cuti Tahunan, Cuti Menikah, Cuti Sakit) serta mengatur apakah tipe tersebut mengurangi kuota atau tidak. Selanjutnya, buka menu Kuota Cuti untuk menetapkan berapa hari jatah libur yang dimiliki oleh masing-masing karyawan pada tahun berjalan.

Pada menu Tipe Lembur, Anda dapat menentukan kategori lembur (misal: Lembur Hari Kerja, Lembur Akhir Pekan) beserta syarat minimal jam pengajuannya.

4.2 Mengatur Matriks Kebijakan Persetujuan

Menu Kebijakan Persetujuan memungkinkan Anda mengatur struktur berlapis. Misalnya, pengajuan cuti Staf Dapur harus disetujui dahulu oleh Supervisor Dapur (Tahap 1), lalu disahkan oleh Manajer HRD (Tahap 2). Sistem akan otomatis menyalurkan notifikasi pengajuan sesuai matriks kebijakan yang Anda buat.

BAB 5: MODUL PERSETUJUAN (APPROVAL CENTER)

5.1 Memproses Koreksi Absensi & Bukti Selfie

Gambar 5.1: Antarmuka verifikasi antrean persetujuan tertunda (Koreksi Absensi, Cuti, dan Lembur).

Langkah-langkah untuk memproses pengajuan koreksi absensi dari staf:

1. Buka menu Persetujuan > Persetujuan Kehadiran.
2. Anda akan melihat tabel daftar karyawan yang mengajukan koreksi absen, lengkap dengan kolom Nama, Tanggal, Jenis Revisi (Check In/Out), dan Alasan.
3. Klik tombol menu Aksi > Detail pada baris permohonan yang ingin diperiksa.
4. Jendela *popup* akan menampilkan perbandingan waktu sistem dengan waktu usulan, alasan revisi, serta Foto Selfie Bukti yang diunggah staf.
5. Memberikan Keputusan:
   • Klik tombol hijau Setujui (Approve): Sistem akan otomatis memperbarui jam kehadiran karyawan di database dan mengubah statusnya menjadi Valid/Hadir.
   • Klik tombol merah Tolak (Reject): Jendela catatan penolakan akan muncul. Wajib tuliskan alasan penolakan (misal: "Foto selfie gelap/tidak sah"), lalu klik Konfirmasi Penolakan.

5.2 Meninjau Pengajuan Cuti, Sakit, & Lembur

Pada menu Persetujuan Cuti, periksa lampiran dokumen surat keterangan dokter untuk pengajuan cuti sakit. Jika sah dan sisa kuota mencukupi, klik Setujui. Pada menu Persetujuan Lembur, periksa kesesuaian jam lembur reguler maupun nama rekan kerja yang digantikan pada lembur backup sebelum menekan tombol persetujuan.

BAB 6: MONITORING & PENGAWASAN REAL-TIME

6.1 Pemantauan Kehadiran Harian & Ekspor PDF

Gambar 6.1: Rekapitulasi kuota dan pemantauan permohonan cuti seluruh divisi.

Gambar 6.2: Rekapitulasi jam lembur dan pengawasan kerja jam tambahan.

Untuk memantau kehadiran harian secara menyeluruh:

1. Buka menu Monitoring > Monitoring Kehadiran.
2. Periksa 4 Kartu Statistik Cepat di atas: total Hadir, Terlambat, Alpa, dan Cuti/Izin/Sakit.
3. Gunakan Filter Pintar: Saring data berdasarkan nama tenaga kerja tertentu, status kehadiran, atau rentang tanggal tertentu (misal: tanggal 1 hingga 30 bulan ini).
4. Audit Foto & GPS: Klik tombol Aksi > Detail pada baris kehadiran staf untuk melihat foto selfie check-in dan check-out mereka, jam ketukan presisi, durasi kerja, serta alamat titik koordinat GPS tempat mereka melakukan absensi.
5. Ekspor Laporan Resmi (PDF): Klik tombol Export PDF di kanan atas halaman untuk mengunduh rekapitulasi kehadiran resmi yang sudah siap cetak lengkap dengan kop surat perusahaan.

BAB 7: MESIN PENGGAJIAN (PAYROLL ENGINE)

7.1 Mengatur Komponen Gaji & Rate Lembur Lanjutan

Gambar 7.1: Pengaturan komponen upah pokok, tunjangan, dan parameter potongan staf.

Gambar 7.2: Kalkulasi Take Home Pay dan penerbitan slip gaji digital secara massal.

Sebelum melakukan penghitungan gaji bulanan, pastikan Anda telah mengatur parameter finansial:

1. Manajemen Komponen Gaji: Buka menu Penggajian > Komponen Gaji. Anda dapat membuat komponen pendapatan (misal: Tunjangan Transport, Makan, Jabatan) maupun komponen potongan (misal: BPJS, PPh 21, Denda Keterlambatan).
2. Pengaturan Gaji Karyawan: Buka menu Penggajian > Atur Besaran Gaji. Pilih nama karyawan, lalu tentukan nominal Gaji Pokok serta centang tunjangan dan potongan apa saja yang berlaku baginya.

7.2 Pembuatan Periode, Audit Draft, & Publish Slip

Berikut adalah tahapan lengkap melakukan proses penggajian bulanan:

1. Buka menu Penggajian > Kalkulasi Gaji, lalu klik + Buat Perhitungan Baru.
2. Ketikkan Nama Periode (misal: "Gaji Bulan Juni 2026") dan pilih Tanggal Mulai serta Tanggal Selesai *cut-off* absensi.
3. Pilih Tenaga Kerja: Centang nama karyawan yang akan digaji.
   • Rate Lembur Lanjutan (Per Jam): Jika karyawan memiliki catatan Lembur Lanjutan (Reguler), akan muncul kolom khusus di bawah namanya. Masukkan nominal upah lembur per jamnya (misal: 25000). Sistem akan mengalikan nominal ini dengan total jam lembur yang telah disetujui di Approval Center!
4. Klik tombol Preview Kalkulasi. Periksa tabel draft angka Gaji Pokok, Tunjangan, Lembur, Potongan, dan THP (Take Home Pay). Klik tombol Rincian untuk membedah perhitungan individual.
5. Menerbitkan Slip Gaji (Publish): Jika angka sudah akurat 100%, klik tombol hijau bertuliskan ✅ Generate & Publish Slip. Slip gaji akan diterbitkan secara permanen dan dikirimkan ke akun masing-masing karyawan.

BAB 8: OPERASIONAL SPPG & ALUR KERJA DAPUR

8.1 Katalog Bahan Baku, Resep Menu, & Paket Gizi

Gambar 8.1: Standarisasi bahan baku segar, resep menu, dan standar gizi SPPG.

Gambar 8.2: Pengawasan alur kerja 9 tahap operasional pesanan dan audit SOP.

Sebagai Admin/Kepala SPPG, Anda mengawasi rantai pasok dapur dari awal hingga akhir:

• Manajemen Bahan Baku & Resep: Buka menu Operasional > Bahan Baku untuk mendaftarkan item bahan segar (misal: Beras, Ayam, Sayur) beserta satuannya. Selanjutnya, buka menu Resep Masakan untuk menyusun komposisi takaran gizi standar per porsi.
• SOP Dapur & Paket Gizi: Gunakan menu SOP Dapur untuk mengunggah instruksi kebersihan dan keselamatan kerja. Pada menu Paket Gizi dan Penerima Manfaat, Anda mendata sekolah atau lembaga penerima distribusi makanan berserta jumlah porsi murid, guru, dan umum.

8.2 Pengelolaan 9 Tahap Operasional Pesanan & Laporan

Pada menu Alur Kerja Pesanan (Order Workflow), setiap proses memasak dipantau melalui 9 Tahap Operasional (Mulai dari Tahap 1: Konfirmasi Pesanan, Tahap 5: [Pasca-Masak] Pemorsian Paket Menu, hingga Tahap 9: [Pasca-Masak] Pencucian Alat Makan):

1. Audit Ceklis SOP & Foto Bukti: Pada setiap tahap, relawan bertugas wajib mencentang kotak SOP (Ceklis), mengunggah foto bukti kegiatan dari kamera (Wajib Foto), mengisi catatan, serta memasukkan angka Nilai Input (misal: pengecekan suhu atau data limbah kilogram).
2. SOP Dinamis per Menu: Sistem secara cerdas memecah ceklis SOP berdasarkan daftar menu masakan hari itu (misal: SOP khusus untuk masakan Ayam dan SOP terpisah untuk Sayur).
3. Persetujuan Supervisor (Step Approval): Setelah relawan menekan tombol Kirim untuk Persetujuan, tahap tersebut berstatus Menunggu Persetujuan Supervisor. Sebagai Supervisor, Anda dapat meninjau foto bukti dan menekan tombol hijau Setujui Tahap agar dapur bisa lanjut ke tahap berikutnya, atau tekan tombol merah Tolak (lengkap dengan modal alasan penolakan) jika foto bukti tidak memenuhi standar kebersihan!
4. Cetak Laporan Lengkap (Tahap 10): Klik menu Tahap 10: Laporan & Export lalu klik tombol Cetak / Download PDF untuk mengunduh laporan rekam jejak lengkap 9 tahap operasional dapur sebagai bukti pertanggungjawaban resmi.

BAB 9: AUDIT TRAIL & KEAMANAN SISTEM

9.1 Log Aktivitas Sistem & Pengaturan Peran (Roles)

Gambar 9.1: Tabel log aktivitas digital sistem dan audit trail keamanan organisasi.

Untuk menjaga keamanan dan transparansi organisasi:

• Audit Trail (Log Aktivitas Sistem): Buka menu Log Aktivitas Sistem untuk melihat rekaman kronologis setiap aksi yang terjadi (siapa yang login, siapa yang mengedit absen, siapa yang memvalidasi lembur, dan waktu presisinya). Anda dapat mengunduh laporan audit ini dengan tombol Export PDF.
• Manajemen Peran & Hak Akses: Melalui menu Peran & Hak Akses (Roles & Permissions) serta Pembagian Menu, Anda dapat menentukan secara granular menu apa saja yang boleh dibuka oleh divisi tertentu (misal: Relawan Dapur hanya boleh membuka menu SPPG, sedangkan HRD berhak membuka menu Kehadiran dan Penggajian).